Politique de protection des renseignements personnels.

Cette politique vise à présenter nos engagements quant à la protection de vos renseignements personnels (ci-après, « Renseignements »). Elle décrit comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons vos Renseignements ainsi que vos droits à l’égard de ceux-ci.

1. Notre responsabilité envers vos Renseignements

Nous sommes responsables de protéger les Renseignements que nous détenons ou qui sont sous notre garde, y compris ceux que nous confions à des tiers afin de traiter votre dossier et vous offrir des services de qualité. Les tiers avec qui nous faisons affaire doivent s’engager par écrit à respecter nos règles de protection des Renseignements.

2. Raisons pour lesquelles nous recueillons vos Renseignements

Nous ne recueillons que les Renseignements qui sont nécessaires afin de vous offrir des produits et services financiers répondant à vos besoins ainsi que pour assurer le suivi de votre dossier tout au long de notre relation d’affaires. Il peut s’agir, notamment, de Renseignements nécessaires pour déterminer votre admissibilité à un contrat, de ceux requis pour bien connaître votre situation financière ou pour répondre à certaines exigences légales.

3. Votre consentement à la cueillette

Nous veillons à vous informer et à obtenir votre consentement à des fins précises pour recueillir, utiliser ou communiquer vos Renseignements. Nous obtiendrons également votre consentement avant d’utiliser vos Renseignements pour d’autres fins.

Nous demanderons généralement votre consentement écrit, mais vous pouvez également nous le donner verbalement ou par voie électronique. Il peut parfois aussi être implicite.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Nous vous informerons alors des conséquences d’un tel retrait de consentement, y compris la possibilité de ne plus être en mesure de vous offrir des services ou de traiter une demande.

Dans certaines situations prévues par la loi, nous pouvons ou devons recueillir, utiliser ou divulguer vos Renseignements sans votre consentement. Cela se produit notamment lorsqu’il est difficile ou impossible de l’obtenir pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité. Il en va de même lorsque ces renseignements sont nécessaires pour enquêter, détecter, prévenir une fraude ou pour appliquer la loi.

4. Limite de la cueillette, de l’utilisation et de la communication

Nous ne recueillons que les Renseignements nécessaires pour les raisons que nous vous avons indiquées. Vos Renseignements sont recueillis directement auprès de vous, à moins que vous n’ayez consenti à ce qu’ils soient obtenus de tiers, ou que la loi nous y autorise.

Nous n’utilisons vos Renseignements que pour les raisons pour lesquelles nous les avons recueillis. Seules les personnes qui ont besoin de ces Renseignements pour exercer leurs fonctions ou pour exécuter leur mandat y auront accès.

Nous ne pouvons communiquer vos Renseignements à un tiers sans votre consentement, à l’exception de ce qui est requis ou permis par la loi.

5. Conservation et destruction de vos Renseignements

Nous conservons vos Renseignements aussi longtemps que cela est nécessaire, notamment aux fins de suivi, de mise à jour de votre dossier ou de respect des délais prévus par la loi. Lors de la destruction de vos Renseignements, nous prendrons les mesures requises pour en assurer la confidentialité et éviter qu’un tiers non autorisé ne puisse y avoir accès.

6. Exactitude de vos Renseignements

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que vos Renseignements sont aussi exacts et complets que possible lorsque nous les recueillons, utilisons ou communiquons.

7. Nos mesures de sécurité

Nous protégeons vos Renseignements contre la perte, le vol et tout accès non autorisé à l’aide de mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin que seuls ceux qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions ou exécuter leur mandat y aient accès.

Ces mesures peuvent comprendre, notamment, des serrures aux classeurs et aux portes, des restrictions et contrôles d’accès à nos bureaux et ordinateurs, des attestations ou engagements de confidentialité, des mesures technologiques telles l’archivage de données au moyen d’un système externe, l’utilisation d’identifiants, de mots de passe, de pare-feu et de procédures de chiffrement.

8. Ouverture face à notre politique et nos pratiques

Nous mettons à votre disposition toute information relative à notre politique et à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous transmettrons également, sur demande, copie de la présente politique.

9. Droit d’accès à vos Renseignements et correction

Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements : sur demande écrite, nous vous communiquerons les Renseignements que nous détenons à votre sujet et sur la façon dont nous les avons recueillis, utilisés et communiqués.

Nous vous transmettrons ces Renseignements dans un délai raisonnable suivant la réception de votre demande écrite. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour leur transcription, reproduction et transmission. Le cas échéant, nous vous en informerons au préalable.

Par ailleurs, dans certaines circonstances, nous pouvons refuser de vous transmettre certains Renseignements demandés pour des raisons légales, de sécurité, de propriété intellectuelle ou encore parce que ces Renseignements font référence à d’autres personnes. Dans un tel cas, nous vous informerons des motifs de refus et de vos recours.

Nous pouvons également vous refuser momentanément l’accès et vous demander de désigner un professionnel de la santé de votre choix afin de recevoir communication de vos Renseignements médicaux et vous les communiquer, s’il existe des raisons de croire qu’il en résulterait un préjudice grave pour votre santé.

En tout temps, vous pouvez vérifier si vos Renseignements sont exacts et complets et, au besoin, en demander la correction. Nous traiterons votre demande de correction dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès ou de correction doit être transmise au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

M. Antoine Chaume
Waltr Solutions Collectives inc.
740, rue Saint-Maurice Bureau 600, Montréal (Québec) H3C 1L5
Courriel : info@waltr.ca

10. Plaintes et demandes d’information relatives à notre politique ou à nos pratiques

Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels susmentionné pour toute plainte ou demande d’information relative à notre politique ou à nos pratiques.

11. Définitions

Renseignements personnels : tout renseignement concernant un individu et qui permet de l’identifier, tels les renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Sont exclus de cette définition : le nom, le poste, l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone d’affaires et l’adresse de courriel d’affaires. Les renseignements personnels peuvent être conservés sur différents supports : écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés ou autre.

Loi : la Loi sur la protection des renseignements des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q. c. P-39.1.

12. Entrée en vigueur et modifications

Cette politique est en vigueur depuis le 30 novembre 2019. Elle peut être modifiée de temps à autre, notamment lors de changements importants à la loi ou aux exigences règlementaires.